Nowoczesne technologie w znaczny sposób usprawniają pracę instytucji publicznych. Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala w prosty sposób koordynować pracę nad poszczególnymi sprawami. Zaawansowane systemy EDI
1 umożliwiają śledzenie aktualnego stanu pracy nad konkretnym dokumentem. Dzięki EDI możliwe jest także prześledzenie historii zmian wprowadzanych w poszczególnych pismach. Taka elektroniczna wymiana danych stanowi również bardzo duże wsparcie dla przepływu informacji. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma kolejek a przesłanie każdego dokumentu zajmuje dosłownie kilka sekund. Łatwiejsza jest także rejestracja dokumentów. Wystarczy wprowadzić wszystkie informacje i przesłać pod odpowiedni adres. Niektóre instytucje stosują nawet rozwiązania które pozwalają pominąć pierwszy krok. Systemy takie jak OCR czy ICR mogą automatycznie wprowadzać dane do systemu. Znacznie łatwiejsza jest także archiwizacja dokumentów dlatego, że każdy z nich zamieniony jest w ciąg danych który można zapisać i przechowywać po prostu na twardym dysku. Wszystkie te procesy odbywają się według międzynarodowych standardów, takich jak EDIFACT , dzięki czemu wszystkie przesyłane informacje są w pełni bezpieczne. Standardy te zostały opracowane w toku wieloletnich doświadczeń i eksperymentów. Podczas opracowywania tego rozwiązania systematycznie eliminowano kolejne zagrożenia i eliminowano nieskuteczne sposoby ochrony danych. Dzięki temu, informacje przesyłane w sposób zgodny ze standardem EDIFACT są w pełni bezpieczne a obieg dokumentów działa bardzo płynnie.